Het is verstandig om je voorschotbedrag goed in de gaten te houden. Door je voorschot op maat van de energie van je zaak of thuiskantoor te berekenen, behoud je de controle over de energiefactuur en vermijd je onaangename verrassingen op je jaarlijkse afrekening. Ontdek er alles over in dit artikel.
Wat houdt het voorschotbedrag van je energie precies in?
Je energiefactuur volgt een bijzonder systeem: doorheen het jaar betaal je voorschotten en die worden verrekend met je jaarafrekening (= je effectieve verbruiksfactuur). Het systeem met de voorschotfacturen is in het leven geroepen om je energiekosten te spreiden.
Geen enkele ondernemer wordt aan het einde van het jaar graag verrast met een grote rekening die je in één keer moet betalen. De energiemaatschappijen vragen daarom om elke maand (soms ook twee- of driemaandelijks) een voorschotfactuur te betalen. Die rekening omvat een schatting van het verbruik van je zaak, meestal gebaseerd op de meterstanden van het voorgaande jaar en de energieprijzen die op dat moment golden.
Hoe wordt het voorschot voor je energie berekend?
Als verbruiker betaalt je bedrijf periodiek een vast voorschotbedrag. Je energieleverancier is degene die berekent welk voorschotbedrag je bedrijf precies moet betalen.
- Eén keer per jaar komt je netbeheerder de meterstanden opnemen. Die resultaten geeft hij door aan je energieleverancier. Voor wie een digitale meter heeft, gebeurt dit doorgaans automatisch.
- De energieleverancier berekent dan hoeveel energie je onderneming daadwerkelijk heeft verbruikt. Die jaarafrekening wordt verrekend met de voorschotten voor de energie die je al betaalde.
- Is het totaalbedrag dat je via de voorschotten betaalde hoger dan je uiteindelijke jaarafrekening? Dan krijg je het teveel betaalde bedrag terug.
- Is het totaalbedrag dat je via de voorschottenbetaalde lager dan je uiteindelijke jaarafrekening? Dan moet je het verschil nog bijbetalen.
Het is ook op het moment van de jaarafrekening dat je energieleverancier je voorschot voor je energie kan aanpassen. Op basis van je verbruikshistoriek van het afgelopen jaar (soms ook de afgelopen drie jaar) en de heersende marktprijzen, stelt je energieleverancier dan een nieuw voorschotbedrag voor, dat beter past bij de daadwerkelijke verbruiksgewoonten van je zaak of thuiskantoor.
De voorschotfacturen zijn dus eigenlijk een inschatting van de totale hoeveelheid energie die jouw organisatie op één jaar zal verbruiken.
Het voorschotbedrag voor je energie aanpassen? Dat kan je ook zelf
Het systeem van de voorschotfacturen is echter niet waterdicht. Het voorschotbedrag dat aan het begin van het jaar werd bepaald, kan na een paar maanden verkeerd zijn.
In het beste geval krijg je aan het einde van het jaar geld terug, maar dan verlies je doorheen het jaar wel geld dat je toen had kunnen gebruiken om je bedrijf te laten groeien. In het slechtste geval kom je aan het einde van het jaar voor een onverwacht hoge rekening te staan.
Er zijn verschillende redenen waarom je jouw voorschotbedrag voor energie doorheen het jaar best eens checkt en indien nodig aanpast:
- Als er iets is dat we geleerd hebben uit de recente energiecrisis, is het wel dat de energiemarkt erg veranderlijk kan zijn: door stijgende (of dalende) energieprijzen, taksen en/of distributiekosten is je voorschot plots misschien niet langer accuraat.
- Werd je contract tussen twee meteropnames door hernieuwd aan een andere prijs? Dan wordt je voorschotbedrag niet automatisch aangepast. Controleer dan zeker in je online klantenzone of je voorschotbedrag nog steeds een correcte inschatting is. Zo niet, kan je jouw voorschot voor energie zelf aanpassen en vermijd je verrassingen bij de jaarafrekening.
- Ook het werkelijke verbruik van je zaak kan veranderen door een strenge winter, het aanschaffen of weghalen van een grootverbruiker, energiebesparende renovaties aan je thuiskantoor, etc. Allemaal zaken die invloed hebben op de energiefactuur en de correctheidvan je voorschotbedrag.
De invloed van een variabel of vast tarief voor je energie
Wanneer je een energiecontract afsluit, krijg je doorgaans de keuze tussen een vast tarief of een variabel tarief, ook wel een dynamisch energietarief genoemd. Ze hebben elk hun voor- en nadelen en ook het tijdig aanpassen van je voorschotbedrag is in beide situaties van belang.
- Een dynamisch energietarief volgt steeds de actuele marktsituatie en past je energieprijs om de drie maanden aan. Omdat je tarief om de zoveel tijd wordt aangepast, doe je dat best ook met je voorschot.
- Een vast tarief voor je energie verzekert je van een vaste prijs zo lang het contract geldt. Die prijs wordt steeds bepaald op basis van de marktprijzen die van toepassing zijn op het moment dat je het contract afsluit. Wanneer je energiecontract wordt hernieuwd, wordt je voorschotbedrag niet automatisch aangepast. Je kunt dit eenvoudig controleren in je online klantenzone en, indien nodig, zelf aanpassen.
Er zijn dus twee belangrijke momenten voor je energiecontract, maar die vallen meestal niet samen.
1. Het moment dat je bedrijf klant wordt of zijn contract hernieuwt, want dan wordt ook de energieprijs aangepast.
2. Het moment dat je meterstand jaarlijks wordt opgenomen, omdat dan ook je jaarafrekening wordt opgemaakt.
Een voorbeeld
Mila sloot in oktober een energiecontract af voor haar bakkerszaak. Ze koos toen voor een vast tarief via een contract van één jaar. Haar energiecontract eindigt dus telkens in oktober, waarna het automatisch hernieuwd wordt volgens de actuele prijzen.
In haar gemeente komt de distributienetbeheerder elk jaar in mei langs om de meterstanden op te nemen. Haar energieleverancier berekent in die periode ook de jaarafrekening en bepaalt haar voorschotbedrag voor haar energie van komend jaar, op basis van het verbruik van de bakkerij en de prijs van het nog lopende contract uit oktober.
Wanneer de markt stabiel is, blijft Mila’s energieprijs ongeveer hetzelfde, maar tijdens de energiecrisis bleven de energieprijzen maar stijgen. Toen ze haar energiecontract dan hernieuwde, betaalde ze niet meer het juiste voorschotbedrag, want dat was nog afgestemd op de milde situatie van mei.
- Als Mila haar voorschotbedrag niet tijdig had aangepast, betaalde ze tot aan haar meteropname te weinig. Zo zou de bakkerij in mei plots voor een verrassend hoge jaarafrekening komen te staan.
Wat is een ideaal voorschotbedrag?
Het perfecte voorschotbedrag voor de energie van jouw onderneming berekenen? Dat doe je door rekening te houden met 3 factoren:
- Je voorschot voor energie moet betaalbaar zijn voor de financiële situatie van jouw onderneming doorheen het jaar.
- Je voorschot voor energie moet overeenkomen met het daadwerkelijke verbruik van je zaak of thuiskantoor.
- Je voorschot pas je best aan als de markt plots hevig verandert.
Zo heb je alle middelen ter beschikking doorheen het jaar en zijn er geen verrassingen bij de jaarafrekening. Maar de energiemarkt durft wel eens schommelen. Daarom kan je als Luminus-klant op elk moment je voorschot aanpassen.