Het is verstandig om je voorschotbedrag goed in de gaten te houden. Zo behoud je de controle over de energiefactuur van je zaak of thuiskantoor en vermijd je onaangename verrassingen op je jaarlijkse afrekening. Ontdek er alles over in dit artikel.

Hoe wordt je voorschot berekend?

Je energiefactuur volgt een bijzonder systeem: doorheen het jaar betaal je voorschotten en die worden verrekend met je jaarafrekening (= je effectieve verbruiksfactuur). Dat systeem van de voorschotfacturen is in het leven geroepen om je energiekosten te spreiden. Geen enkele ondernemer wordt aan het einde van het jaar graag verrast met een grote rekening die je in één keer moet betalen. De energiemaatschappijen vragen daarom om elke maand (in sommige gevallen ook twee- of driemaandelijks) een voorschotfactuur te betalen. Die omvatten een schatting van het verbruik van je zaak, meestal gebaseerd op de meterstanden van het voorgaande jaar en de energieprijzen die op dat moment golden.  

Zo gaat dat in zijn werk:

• Als verbruiker betaalt je bedrijf periodiek een vast voorschotbedrag.
• Eén keer per jaar komt je netbeheerder de meterstanden opnemen. Die resultaten geeft hij door aan je energieleverancier. Voor wie een digitale meter heeft, gebeurt dit doorgaans automatisch.
• De energieleverancier berekent dan hoeveel energie je onderneming daadwerkelijk heeft verbruikt. Die jaarafrekening wordt verrekend met de voorschotten die je al betaalde.
• Is het totaalbedrag dat je via de voorschotten betaalde hoger dan je uiteindelijke jaarafrekening? Dan krijg je het teveel terug.
• Is het totaalbedrag dat je via de voorschotten betaalde lager dan je uiteindelijke jaarafrekening? Dan moet je het verschil nog bijbetalen.

Het is ook op het moment van de jaarafrekening dat je voorschotbedrag opnieuw bekeken wordt. Op basis van je verbruikshistoriek van het afgelopen jaar (soms ook de afgelopen drie jaar) en de heersende marktprijzen, stelt je energieleverancier dan een nieuw voorschotbedrag voor, dat beter past bij de daadwerkelijke verbruiksgewoonten van je zaak of thuiskantoor.

De voorschotfacturen zijn dus eigenlijk een schatting van de totale hoeveelheid energie die jouw organisatie op een jaar zal verbruiken.

Waarom moet ik mijn voorschot aanpassen?

Toch is het systeem van de voorschotfacturen niet waterdicht. Het voorschotbedrag dat aan het begin van het jaar werd bepaald, kan na een paar maanden verkeerd zijn. In het beste geval krijg je aan het einde van het jaar geld terug, maar dan verlies je doorheen het jaar wel geld dat je toen had kunnen gebruiken om je bedrijf te laten groeien. In het slechtste geval kom je aan het einde van het jaar voor een onverwacht hoge rekening te staan.

Er zijn verschillende redenen waarom je het bedrag van jouw voorschotfactuur doorheen het jaar best eens checkt en indien nodig aanpast:

• Als er iets is dat we geleerd hebben uit het afgelopen jaar, is het wel dat de energiemarkt erg veranderlijk kan zijn: door stijgende (of dalende) energiemarktprijzen, taksen en/of distributiekosten is je voorschot plots niet langer accuraat.
• Werd je contract tussen twee meteropnames door hernieuwd aan een andere prijs? Dan wordt je voorschotbedrag niet automatisch aangepast. Opgelet: controleer zeker in je online klantenzone of je voorschotbedrag nog steeds een correcte inschatting is. Zo niet, pas je dit zelf eenvoudig aan en vermijd je verrassingen bij de jaarafrekening.
• Ook het werkelijke verbruik van je zaak kan veranderen door een strenge winter, het aanschaffen of weghalen van een grootverbruiker, energiebesparende renovaties aan je thuiskantoor, … Allemaal zaken die invloed hebben op de energiefactuur en de relevantie van je voorschotbedrag.

De invloed van een vast of variabel tarief

Wanneer je een energiecontract afsluit, krijg je doorgaans de keuze tussen een vast of variabel tarief. Daarmee bepaal je als ondernemer zelf op welke manier jij met de veranderende markt wil omgaan. Ze hebben elk hun voor- en nadelen en ook het tijdig aanpassen van je voorschotbedrag is in beide situaties van belang.

• Een variabel tarief volgt steeds de actuele marktsituatie en past je energieprijs om de drie maanden aan. Omdat je tarief om de zoveel tijd wordt aangepast, doe je dat best ook met je voorschot.
• Een vast tarief verzekert je van een vaste prijs zo lang het contract geldt. Die prijs wordt steeds bepaald op basis van de marktprijzen die van toepassing zijn op het moment dat je het contract afsluit. Wanneer je contract wordt hernieuwd, wordt je voorschotbedrag niet automatisch aangepast. Je kunt dit eenvoudig controleren in je online klantenzone en, indien nodig, zelf aanpassen. 

Er zijn dus twee belangrijke momenten voor je energiecontract, maar die vallen meestal niet samen. 

1. Het moment dat je bedrijf klant wordt of zijn contract hernieuwt, want dan wordt ook de energieprijs aangepast.

2. Het moment dat je meterstand jaarlijks wordt opgenomen, omdat dan ook je jaarafrekening wordt opgemaakt.

Een voorbeeld

Mila sloot in oktober een energiecontract af voor haar bakkerszaak. Ze koos toen voor een vast tarief via een contract van één jaar. Haar energiecontract eindigt dus telkens in oktober, waarna het automatisch hernieuwd wordt volgens de actuele prijzen.

In haar gemeente komt de distributienetbeheerder elk jaar in mei langs om de meterstanden op te nemen. Haar energieleverancier berekent in die periode ook de jaarafrekening en bepaalt haar voorschotbedrag voor komend jaar, op basis van het verbruik van de bakkerij en de prijs van het nog lopende contract uit oktober.

Wanneer de markt stabiel is, blijft Mila’s energieprijs ongeveer hetzelfde, maar het voorbije jaar bleven de energieprijzen maar stijgen. Wanneer ze haar energiecontract dan hernieuwt, betaalt ze niet meer het juiste voorschotbedrag, want dat is nog afgestemd op de milde situatie van mei.

• Als Mila haar voorschotbedrag niet tijdig aanpast, betaalt ze tot aan haar meteropname te weinig. Zo komt de bakkerij in mei plots voor een verrassend hoge jaarafrekening te staan.

Wat is een ideaal voorschotbedrag?

• Betaalbaar voor de financiële situatie van jouw onderneming doorheen het jaar.
• In overeenstemming met het daadwerkelijke verbruik van je zaak of thuiskantoor. 
• Geen verrassingen bij de jaarafrekening.