Mon locataire déménage. Que dois-je faire ?

Vous avez beau entretenir d’excellentes relations avec vos locataires, ils finissent toujours par déménager un jour ou l’autre. Lorsque c’est effectivement le cas, quelles sont les procédures et les démarches incombant au propriétaire (relevé des compteurs, libération de la garantie locative, relocation, etc.) ? Explication en 6 étapes.

Étape n° 1 : Relire le bail

Lorsqu’un locataire manifeste son intention de déménager, vérifiez qu’il se conforme aux prescriptions légales en matière de rupture de bail. A-t-il respecté le délai de préavis ? Avez-vous éventuellement droit à une indemnité pour résiliation anticipée ? De quel type de contrat s’agit-il ?

  • Sachez que si le locataire sortant vous propose un remplaçant pour que vous renonciez à une indemnité à laquelle vous auriez éventuellement droit, vous n’êtes pas tenus d’accepter. Cependant, un tien vaut mieux que deux tu l’auras et il est toujours préférable de se quitter en bons termes.

Étape n° 2 : Organiser les visites

Pour le bailleur, un logement vacant génère à terme une perte de revenu conséquente. Sans compter que le bien peut également se dégrader et perdre de sa valeur. Vous avez donc intérêt à mettre à profit la période de préavis pour trouver un nouveau locataire. Mettez-vous d’accord avec le locataire sortant quant à l’organisation et à l’horaire des visites. ATTENTION : vous n’avez pas le droit d’effectuer une visite sans en avertir le locataire au préalable, ni de pénétrer dans les lieux en son absence.

locataire qui déménage

Étape n° 3 : Les obligations du locataire

Afin d’éviter toute contestation, rappelez au locataire sortant les obligations qui lui incombent en vertu du bail. Doit-il vider entièrement le logement ? Rafraîchir les murs et les plafonds ? Enlever les vis et reboucher les trous ? Réparer les dégâts mineurs ? Entretenir une dernière fois le boiler et la chaudière ?

Étape n° 4 : L’état des lieux

En présence du locataire sortant, comparez l’état du logement avec l’état des lieux d’entrée et notez scrupuleusement les différences. Effectuez l’état des lieux de sortie avant la restitution des clefs. Si cela n’est pas possible, signez un document conjoint précisant que l’état des lieux aura lieu ultérieurement.

  • Cette étape est extrêmement importante car elle permet au bailleur d’évaluer l’état du logement, d’estimer les aménagements à apporter en vue d’une relocation et de chiffrer les dégâts éventuels. L’état des lieux de sortie peut être utilisé comme matériel probant en cas de litige ou de contestation.
  • Afin de savoir à quelle partie incombent d’éventuelles réparations, on se réfère au bail (et à la loi). En règle générale, le bailleur assume les réparations nécessaires, les grands travaux d’entretien, les réparations urgentes et celles causées par la force majeure ou dues à l’usure ou à la vétusté. Quant au locataire, il est tenu d’effectuer les travaux d’entretien courants et les menues réparations en relation directe avec l’utilisation du bien.

Étape n° 5 : Contrats d’énergie et compteurs

· Les contrats d’énergie sont établis au nom du bailleur :

Le bailleur peut souscrire à son nom des contrats d’énergie (eau, électricité et gaz) et faire payer au locataire sa consommation individuelle via les charges (réelles ou forfaitaires). De ce fait, lorsqu’un locataire s’en va, cela ne change rien aux contrats puisqu’ils sont au nom du bailleur.

Selon que les parties ont opté pour des charges réelles ou forfaitaires, la procédure est la suivante :

  • Dans le système des charges réelles, le locataire paye une provision mensuelle. À l’issue d’une période donnée (généralement définie dans le bail), ces provisions font l’objet d’une régularisation et d’un décompte sur base des frais réels. Au départ du locataire, les parties effectuent un relevé des compteurs et signent un document attestant des index mentionnés.
  •  Dans le système des charges forfaitaires, le relevé des compteurs n’a pas lieu d’être, le forfait n’étant pas soumis à régularisation.

· Les contrats d’énergie sont établis au nom du locataire :

  • Si le locataire sortant est immédiatement remplacé par un nouvel occupant, vous ne devez en principe rien faire. Lors de la remise des clefs, les deux locataires règlent entre eux les éventuelles démarches de transfert. Ils relèvent ensemble les compteurs et transmettent les informations à leur fournisseur d’énergie en utilisant le document de reprise des énergies.
  • Si le locataire n’est pas remplacé immédiatement et que le logement reste un temps inoccupé, le propriétaire-bailleur met provisoirement les compteurs à son nom, afin d’éviter les coupures d’approvisionnement. Pour l’électricité et le gaz, le bailleur et le locataire sortant remplissent un document de reprise des énergies, dont chacun garde un exemplaire. Pour l’eau, le locataire doit contacter son fournisseur qui lui indiquera la marche à suivre.

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  • Il vous reste également l’option de demander à votre gestionnaire de réseau de distribution de fermer gratuitement les compteurs. Cette option est valable uniquement si vous prévoyez une vacance locative prolongée car la réouverture des compteurs est un processus complexe et payant. Luminus peut vous aider !

Étape n° 6 : Libération de la garantie locative

Lorsque l’état des lieux de sortie est effectué, que les documents de reprise sont en ordre et que la remise des clefs a eu lieu, le bailleur et le locataire signent un accord écrit de libération de la garantie locative et le présentent à l’institution financière auprès de laquelle la garantie bancaire a été constituée.

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